Cambiare sede aziendale non significa semplicemente trasferire scrivanie, computer e scatoloni da un edificio all’altro.
Un trasloco uffici a Milano Est richiede una pianificazione che tenga conto dell’organizzazione dell’impresa, delle persone, delle postazioni di lavoro e soprattutto della necessità di mantenere il più possibile la continuità operativa.
Questo aspetto diventa particolarmente importante quando il trasferimento avviene tra Milano e i comuni dell’hinterland orientale oppure tra due sedi situate nell’area Est della città metropolitana.
Traslochi La Lombarda affianca aziende e PMI nell’organizzazione del cambio sede, definendo insieme al cliente tempistiche, priorità e modalità di trasferimento.
L’obiettivo è semplice: arrivare nella nuova sede con un piano già definito, evitando di prendere decisioni importanti durante il trasloco.
Approfondimenti
Trasferire un’azienda a Milano Est: non è un normale trasloco
In un’abitazione il trasloco riguarda principalmente mobili ed effetti personali.
In un’azienda ogni elemento fa invece parte di un’organizzazione.
Una scrivania appartiene a una determinata postazione. Un archivio deve essere ricollocato mantenendo il proprio ordine. Alcuni reparti devono tornare operativi prima di altri. Computer e dispositivi devono essere coordinati con il responsabile IT.
Per questo, prima di iniziare il trasferimento, è importante avere una risposta ad alcune domande:
- quali reparti devono essere trasferiti?
- quante postazioni sono coinvolte?
- quali arredi andranno nella nuova sede?
- quali mobili non verranno trasferiti?
- quale reparto deve diventare operativo per primo?
- la nuova sede è già completamente pronta?
- rete e infrastruttura informatica sono operative?
- esiste già un layout delle nuove postazioni?
- è necessario liberare la vecchia sede entro una data precisa?
Le risposte permettono di trasformare il trasloco in un vero e proprio piano di trasferimento aziendale.
Trasferimenti di sedi tra Milano e l’hinterland Est
L’area orientale di Milano comprende quartieri cittadini e comuni dell’hinterland strettamente collegati alla città.
Traslochi La Lombarda può organizzare trasferimenti aziendali da e verso località come:
- Segrate;
- Vimodrone;
- Cernusco sul Naviglio;
- Cassina de’ Pecchi;
- Pioltello;
- Cologno Monzese.
Il trasferimento può avvenire da Milano verso l’hinterland, dall’hinterland verso Milano oppure tra due comuni della zona Est.
In tutti questi casi è importante considerare le caratteristiche di entrambe le sedi.
Un ufficio inserito in un edificio urbano può presentare problematiche di accesso differenti rispetto a una sede collocata in un complesso direzionale o in un immobile dell’hinterland.
Il piano operativo deve quindi essere costruito considerando contemporaneamente il punto di partenza e quello di arrivo.
Perché un’azienda decide di cambiare sede?
Le ragioni possono essere numerose.
La crescita dell’impresa può rendere gli spazi esistenti insufficienti, oppure una riorganizzazione interna può richiedere ambienti differenti.
In altri casi la scelta può essere legata alla necessità di riunire attività precedentemente distribuite su più sedi.
Tra le possibili esigenze troviamo:
- necessità di maggiori spazi;
- crescita dell’organico;
- riorganizzazione dei reparti;
- ricerca di una sede differente;
- necessità di riunire uffici e altre funzioni;
- trasferimento più vicino a clienti, fornitori o attività aziendali;
- scadenza del contratto relativo alla sede precedente.
Qualunque sia la motivazione, il cambio sede rappresenta un momento nel quale l’organizzazione dell’impresa deve essere coordinata con quella del trasloco.
Il sopralluogo come punto di partenza del cambio sede
Per un trasferimento aziendale il sopralluogo non serve soltanto a stimare la quantità di mobili da movimentare.
È soprattutto il momento in cui iniziare a definire il progetto operativo.
Durante la valutazione vengono analizzati elementi come:
- numero delle postazioni;
- quantità degli arredi;
- presenza di archivi;
- caratteristiche degli accessi;
- piani degli immobili;
- ascensori;
- percorsi interni;
- aree utilizzabili per le operazioni;
- distanza tra vecchia e nuova sede;
- eventuali vincoli temporali.
Queste informazioni permettono di determinare come suddividere il lavoro e quali risorse saranno necessarie.
Prima di spostare una scrivania serve il layout della nuova sede
Uno degli errori che possono complicare maggiormente un trasloco aziendale è arrivare nella nuova sede senza aver deciso dove dovranno essere collocate postazioni e arredi.
Il layout dovrebbe essere definito prima del trasferimento.
Non deve necessariamente essere un progetto complesso: è sufficiente che sia chiaro dove devono essere ricollocati i diversi elementi.
Ad esempio, la nuova sede potrebbe essere suddivisa in:
- direzione;
- amministrazione;
- commerciale;
- area tecnica;
- sala riunioni;
- reception;
- archivio.
A ogni area possono quindi essere associate le relative postazioni.
In questo modo, durante lo scarico, non sarà necessario chiedere continuamente dove debba essere portato ogni elemento.
Numerare le postazioni per velocizzare il trasferimento
Per aziende con più dipendenti può essere utile adottare un semplice sistema di identificazione.
Ad esempio:
AMM-01 → Amministrazione, postazione 1
AMM-02 → Amministrazione, postazione 2
COM-01 → Commerciale, postazione 1
DIR-01 → Direzione, postazione 1
La stessa sigla può essere associata agli elementi destinati a quella posizione.
Il sistema può essere applicato a:
- scrivanie;
- sedute;
- cassettiere;
- scatole;
- documentazione;
- monitor;
- piccoli arredi.
Non è importante quale codice venga utilizzato.
Ciò che conta è che il personale dell’azienda e quello incaricato del trasferimento possano comprendere immediatamente la destinazione dei diversi elementi.
Trasloco per reparti: una soluzione per mantenere la continuità operativa
Non tutte le aziende devono necessariamente essere trasferite in un’unica fase.
Quando le dimensioni e l’organizzazione dell’impresa lo consentono, è possibile valutare un trasferimento per reparti.
Ad esempio:
- preparazione delle aree non operative;
- trasferimento dell’archivio;
- trasferimento di un primo reparto;
- attivazione delle relative postazioni;
- trasferimento dei reparti successivi;
- completamento delle aree comuni.
L’ordine effettivo deve naturalmente essere stabilito dall’azienda sulla base delle proprie priorità.
Per alcune imprese il reparto commerciale potrebbe essere prioritario; per altre potrebbero esserlo amministrazione, assistenza clienti o direzione.
Il compito della pianificazione è fare in modo che queste priorità siano conosciute prima dell’inizio del trasloco.
Come ridurre il fermo operativo durante il cambio sede
Uno degli aspetti più delicati di un trasferimento di uffici a Milano Est è il tempo durante il quale i dipendenti non possono lavorare normalmente.
Azzerare completamente l’impatto di un trasloco non è sempre possibile, ma una buona organizzazione può contribuire a ridurlo.
Per questo è utile stabilire preventivamente:
- data entro cui lasciare la vecchia sede;
- data dalla quale è disponibile quella nuova;
- reparti prioritari;
- postazioni indispensabili;
- sequenza delle operazioni;
- referente aziendale;
- referente IT;
- modalità di accesso alle due sedi.
La preparazione consente inoltre di svolgere prima del trasloco tutte quelle attività che non richiedono necessariamente di attendere l’ultimo giorno.
Il ruolo del referente interno
Per trasferimenti aziendali di una certa dimensione consigliamo di individuare un referente interno.
Questa persona diventa il punto di coordinamento tra l’impresa e chi organizza il trasloco.
Il referente dovrebbe conoscere:
- layout della nuova sede;
- priorità dei reparti;
- destinazione degli arredi;
- tempistiche;
- eventuali elementi che non devono essere trasferiti;
- responsabili delle diverse aree aziendali.
Centralizzare le informazioni riduce il rischio di indicazioni contrastanti durante le operazioni.
Coordinare il trasloco con il reparto IT
La parte informatica deve essere pianificata separatamente dalla movimentazione fisica.
Traslochi La Lombarda può occuparsi della movimentazione delle apparecchiature concordate, ma backup, configurazioni, rete, cablaggio e riattivazione dei sistemi devono essere gestiti dal personale IT dell’azienda o dai suoi fornitori specializzati.
Prima del cambio sede è quindi opportuno verificare:
- backup dei dati;
- disponibilità della connessione nella nuova sede;
- configurazione della rete;
- telefonia;
- predisposizione delle postazioni;
- stampanti e periferiche;
- eventuali sistemi aziendali;
- procedure di spegnimento e riattivazione;
- test delle postazioni dopo il trasferimento.
Uno dei rischi da evitare è completare il trasloco fisico e scoprire soltanto successivamente che la nuova sede non è ancora pronta dal punto di vista tecnologico.
Organizzare gli archivi prima del trasferimento
Anche gli archivi devono avere una destinazione definita.
Trasferire scatole di documenti senza una classificazione può significare ritrovarsi nella nuova sede con decine di contenitori da riordinare.
È preferibile identificare la documentazione prima del trasloco.
Un sistema semplice può indicare:
AMM – ARCHIVIO – A01
oppure:
CLIENTI – SCAFFALE 03
In questo modo le scatole possono essere collocate direttamente nell’area corretta.
Il cambio sede può inoltre essere l’occasione per verificare, secondo le procedure e gli obblighi applicabili all’azienda, quale documentazione debba essere mantenuta e quale possa eventualmente essere gestita diversamente.
Cosa trasferire e cosa lasciare nella vecchia sede
Un altro errore frequente è decidere cosa fare degli arredi soltanto durante il trasloco.
La selezione dovrebbe avvenire prima.
Può essere utile creare tre categorie.
Arredi da trasferire
Sono gli elementi già assegnati alla nuova sede.
Arredi da conservare temporaneamente
Mobili e attrezzature che l’azienda desidera mantenere ma che non possono essere immediatamente collocati.
Arredi che non fanno parte del trasferimento
Elementi che non devono essere movimentati verso la nuova sede.
Definire preventivamente queste categorie evita trasporti inutili e semplifica l’organizzazione.
Quando la nuova sede non è ancora completamente pronta
La data in cui deve essere liberato il vecchio ufficio non sempre coincide con la piena disponibilità della nuova sede.
Possono esserci lavori ancora in corso, consegne di nuovi arredi o ambienti temporaneamente non utilizzabili.
In questi casi il trasloco può essere suddiviso in più fasi.
È inoltre possibile valutare il deposito temporaneo degli arredi che non devono essere consegnati immediatamente.
Questo consente di liberare la vecchia sede senza riempire quella nuova con mobili che non possono ancora essere collocati.
Un possibile piano temporale per il trasloco dell’ufficio
Ogni azienda richiede una pianificazione specifica, ma uno schema indicativo può aiutare a comprendere come preparare il trasferimento.
Circa 30 giorni prima
- definire il layout della nuova sede;
- individuare il referente interno;
- effettuare l’inventario;
- decidere quali arredi trasferire;
- individuare eventuali beni da depositare;
- verificare le caratteristiche della nuova sede.
Circa 15 giorni prima
- assegnare le postazioni;
- definire la numerazione;
- stabilire la sequenza dei reparti;
- iniziare a preparare materiale e documenti non utilizzati quotidianamente;
- coordinare le attività con il responsabile IT.
Nell’ultima settimana
- verificare che la nuova sede sia pronta;
- confermare le priorità;
- completare l’identificazione delle scatole;
- controllare l’accessibilità delle due sedi;
- comunicare il piano definitivo ai dipendenti coinvolti.
Il giorno precedente
- completare le ultime attività preparatorie;
- verificare backup e procedure IT;
- separare ciò che deve rimanere immediatamente disponibile;
- effettuare un controllo finale delle destinazioni.
Il giorno del trasferimento
Le operazioni vengono svolte seguendo la sequenza stabilita nel piano.
Dopo il trasferimento
È utile verificare:
- corretta collocazione delle postazioni;
- presenza degli arredi previsti;
- ricostruzione degli archivi;
- operatività delle postazioni informatiche;
- eventuali elementi ancora da consegnare o ricollocare.
Le tempistiche effettive possono naturalmente essere molto differenti: un piccolo ufficio può richiedere un’organizzazione più semplice, mentre una sede articolata necessita di una pianificazione più approfondita.
Cambio sede: cosa deve aggiornare l’azienda?
Il trasferimento fisico è soltanto una parte del cambio sede.
L’impresa deve anche pianificare l’aggiornamento del proprio indirizzo nei diversi canali e documenti per i quali risulti necessario.
A seconda dell’attività possono essere coinvolti:
- sito web;
- Google Business Profile;
- firme email;
- clienti;
- fornitori;
- corrieri;
- materiali commerciali;
- directory aziendali;
- documentazione amministrativa e societaria.
Per gli adempimenti formali è naturalmente opportuno verificare con il proprio commercialista o consulente quali comunicazioni siano necessarie nel caso specifico.
Checklist per il responsabile del trasferimento
Prima di considerare conclusa la pianificazione, può essere utile verificare questi punti:
- vecchia sede analizzata;
- nuova sede analizzata;
- layout definito;
- referente interno nominato;
- inventario completato;
- arredi da trasferire identificati;
- postazioni numerate;
- reparti prioritari individuati;
- archivi classificati;
- responsabile IT coinvolto;
- rete della nuova sede verificata;
- tempistiche comunicate ai dipendenti;
- eventuale deposito organizzato;
- accessi alle sedi verificati;
- piano operativo condiviso.
Una checklist semplice può evitare che piccoli dettagli diventino problemi durante il cambio sede.
Quanto tempo prima bisogna organizzare un trasloco aziendale?
Non esiste una tempistica valida per tutte le imprese.
Un ufficio composto da poche postazioni può essere organizzato più rapidamente rispetto a una sede con numerosi dipendenti, reparti e archivi.
In generale, maggiore è la complessità del trasferimento, maggiore dovrebbe essere l’anticipo con cui viene avviata la pianificazione.
Contattare la ditta di traslochi con sufficiente anticipo permette di effettuare il sopralluogo, analizzare le esigenze e coordinare le date con le attività interne dell’azienda.
Quanto costa trasferire un ufficio a Milano Est?
Anche in questo caso non esiste un prezzo standard.
Il costo dipende dal progetto di trasferimento e da fattori come:
- numero di postazioni;
- volume complessivo;
- quantità degli archivi;
- distanza tra le sedi;
- caratteristiche degli immobili;
- numero di fasi necessarie;
- servizi richiesti;
- eventuale deposito temporaneo;
- attrezzature necessarie;
- tempistiche operative.
Per un trasferimento aziendale è quindi preferibile partire da un sopralluogo e costruire un preventivo sulle reali caratteristiche dell’intervento.
Trasloco Uffici Milano Est: un progetto da pianificare, non solo un trasporto
Il cambio di sede è un momento importante per qualsiasi impresa.
Organizzarlo correttamente significa coordinare logistica, persone, postazioni, tecnologia e tempistiche.
Per questo Traslochi La Lombarda affronta i trasferimenti aziendali nell’area di Milano Est partendo dalla pianificazione.
Il nostro compito è organizzare la parte logistica del trasferimento in coordinamento con il referente dell’azienda, affinché mobili, postazioni e materiali arrivino nella nuova sede secondo il piano concordato.
Domande frequenti sul trasferimento di uffici a Milano Est
Organizzate trasferimenti aziendali tra Milano e l’hinterland Est?
Sì. Possiamo organizzare trasferimenti da Milano verso i comuni dell’area Est, in direzione opposta oppure tra località dell’hinterland.
È possibile trasferire l’azienda per reparti?
Quando dimensioni e organizzazione lo consentono, è possibile pianificare il trasferimento secondo una sequenza concordata con l’impresa.
Come possiamo evitare di confondere le postazioni?
Prima del trasloco è possibile predisporre un sistema di identificazione che associ arredi, scatole e materiali alla relativa area della nuova sede.
Vi occupate anche dell’infrastruttura informatica?
Ci occupiamo della movimentazione fisica delle apparecchiature concordate. Backup, cablaggio, configurazione della rete e riattivazione dei sistemi devono essere gestiti dal reparto IT o dai fornitori tecnologici dell’azienda.
Cosa succede se la nuova sede non è ancora completamente pronta?
Il trasferimento può essere organizzato in più fasi ed è possibile valutare il deposito temporaneo degli arredi che non possono essere consegnati immediatamente.
Effettuate un sopralluogo?
Sì. Il sopralluogo è particolarmente importante nei traslochi aziendali perché permette di valutare entrambe le sedi e impostare correttamente il piano operativo.
Stai pianificando il trasferimento della tua sede aziendale a Milano Est?
Non aspettare gli ultimi giorni per organizzare il cambio sede.
Definire in anticipo priorità, tempistiche e modalità operative permette di affrontare il trasferimento con una pianificazione molto più efficace.
Traslochi La Lombarda può affiancare la tua azienda nell’organizzazione logistica del trasferimento a Milano Est e nell’hinterland, dal sopralluogo iniziale fino alla ricollocazione degli arredi nella nuova sede.
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